Hướng dẫn sử dụng máy đóng chứng từ đúng cách

Máy đóng chứng từ là loại máy hỗ trợ bảo quản giấy tờ, văn kiện, sổ sách, tài liệu, chứng từ và là thiết bị được ưa chuộng tìm mua và sử dụng tại các công ty, cơ quan nhà nước, văn phòng công chứng,…Tuy nhiên, để sử dụng máy mang lại hiệu quả cao và  đúng cách thì không phải ai cũng biết.

Việc sử dụng máy đóng chứng từ đúng cách giúp đều trên một xấp giấy dày mà không lo rách nát, dễ dàng tạo ra những lỗ khoan gọn, đẹp. Từ đó mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý chứng từ, tài liệu cũng như lưu trữ cho các văn phòng công ty, cơ quan nhà nước.

Sau đây máy đếm tiền nsv sẽ đưa ra một vài gợi ý hướng dẫn bạn sử dụng máy đóng chứng từ đơn giản và hiệu quả, giúp máy hoạt động tốt trong thời gian dài mà không bị suy giảm tuổi thọ máy móc.

1. Quy trình sử dụng máy đóng chứng từ chuẩn chỉ

Bước 1: Cắm nguồn điện cho máy đóng chứng từ và bật máy lên.

Bước 2: Tùy theo nhu cầu hoặc chứng từ, tài liệu bạn cần khoan đóng mà tùy chỉnh vị trí đầu khoan cùng thiết lập có sẵn.

Bước 3: Bôi dầu trơn lên đầu mũi khoan, lau chùi thật sạch phần dư thừa bằng vải nhám hoặc vải mềm.

Bước 4: Xếp chồng giấy một cách thật gọn gàng để vào đúng điểm đóng. Để tránh làm quá tải thiết bị hay làm hư hỏng giấy tờ, cần kiểm tra thông số quy định số lượng tờ giấy mà máy có thể khoan.

Bước 5: Đặt chồng giấy vào bệ khoan đúng hướng đã quy định.

Bước 6: Kích hoạt máy để đóng bằng cách đẩy đầu khoan xuyên qua xấp giấy tờ. Có một số dòng máy thì sử dụng nút bấm để tự động khoan nhưng cũng sẽ có một số dòng máy như dòng DS thì phải sử dụng cần gạt tay thủ công.

Chú ý: Nên đọc kỹ hướng dẫn sử dụng về máy đóng chứng từ trước khi sử dụng vì đây là một thiết bị nếu bạn không hiểu về cách hoạt động sẽ gây nguy hiểm cho chính bạn với khả năng sát thương rất cao. Đặc biệt, bạn nên để xa tầm tay của trẻ em tránh trường hợp xấu nhất xảy ra ngoài ý muốn.

2. 6 lưu ý để sử dụng máy đóng chứng từ hiệu quả

Để máy đóng chứng từ được vận hành tốt nhất, bạn cần phải lưu ý rất nhiều vấn đề. Từ bên ngoài lẫn bên trong của máy đóng chứng từ. Bạn nên bảo vệ máy tốt để sử dụng lâu dài, tiết kiệm chi phí hơn là phải bỏ thêm một khoản tiền để mua lại một máy đóng chứng từ mới và cứ lặp đi lặp lại nhiều lần.

Hiểu rõ thông số của máy

Bạn muốn máy đóng chứng từ của mình hoạt động ổn định, trơn tru thì cần nắm rõ độ dày chứng từ có thể đóng là bao nhiêu và thường trong khoảng 5-10cm.

Vị trí đặt máy

Nên ưu tiên đặt máy ở nơi khô ráo, sạch sẽ, không bị ẩm ướt và tránh ánh nắng mặt trời. Bề mặt đặt máy cũng bằng phẳng, không gồ ghề để khi khoan được đạt hiệu quả nhất

Nguồn điện

Trước khi sử dụng máy cần đảm bảo nguồn điện ổn định, không bị chập chờn. Cần phải ngắt nguồn điện khi sử dụng xong để đảm bảo tuổi thọ của máy.

Thường xuyên vệ sinh máy

Cần vệ sinh máy thường xuyên để máy hoạt động trơn tru và tăng độ bền cho máy. Sử dụng khăn mềm để vệ sinh bên ngoài và dùng chổi, cọ để vệ sinh các ngóc ngách, khe rãnh của máy. Ngoài ra, hãy lau sạch khay chưa vụn giấy sau khi đóng chứng từ tránh tình trạng bị nghẽn.

Bảo quản máy đóng chứng từ đúng cách

Để máy có tuổi thọ lâu dài, hoạt động bền bỉ và ở trạng thái tốt, cần bảo quản máy kỹ càng.

Thay linh phụ kiện chính hãng

Cần theo dõi và thay thế linh kiện như mũi khoan, dây curoa dễ bị hao mòn một cách kịp thời để tránh xảy ra nguy hiểm trong khi khoan đóng. Ngoài ra cần thêm mới thường xuyên dây đóng chứng từ, ống nhựa.

3. Nơi tin cậy để mua máy đóng chứng từ hiện nay

Hiện nay có rất nhiều loại máy đóng chứng từ khác nhau, từ thủ công cho đến tự động. Và bạn cần tìm hiểu địa điểm bán các sản phẩm về máy đóng chứng từ uy tín, được nhiều khách hàng tin yêu.

Thị trường cạnh tranh khốc liệt, bạn sẽ không tránh phải mua hàng fake, hay rẻ tiền gây nên hậu quả không lường trước được. Vì vậy mà bạn cần phải lựa chọn đúng nơi để tin tưởng và mua đúng sản phẩm. Các loại máy đóng chứng từ là công cụ giúp bạn rút ngắn thời gian đóng chứng từ rất nhiều, nhưng bạn cũng cần phải tuân thủ khi sử dụng, tránh hư hỏng, sai sót nặng và đạt được hiệu quả tốt nhất nhưng vô tình bạn mua lỗi, sẽ gây trở ngại rất nhiều. 

Chúng tôi – CÔNG TY TNHH XNK TM DV NGÔI SAO VIỆT, nơi cung cấp các loại máy đóng chứng từ theo từng nhu cầu khác nhau. Cam kết cung cấp các loại sản phẩm có xuất xứ rõ ràng, tem chống hàng giả. Khách hàng có thể kiểm tra trước khi nhận hàng và đội ngũ hỗ trợ 24/7 của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn hết mình khi bạn cần. Đảm bảo thời gian bảo hành từ 12 đến 24 tháng cũng như sửa chữa, bảo trì trong thời gian cam kết. 

Ở trên là các thông tin về các bước hướng dẫn sử dụng máy đóng chứng từ đúng cách từ CÔNG TY TNHH XNK TM DV NGÔI SAO VIỆT để máy có thể hoạt động bền bỉ và lâu dài hơn. Hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ một cách tốt nhất qua hotline: 0907.12.94.12 – 0934.072.076. Chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ bạn và cung cấp đến bạn những sản phẩm tốt nhất, cam kết hàng chính hãng, có tem chống hàng giả và hỗ trợ giao hàng tận nơi, sửa chữa bảo hành trong thời gian cam kết.